Статья описывает структуру и принцип работы ERP-системы в современном бизнесе, а также преимущества её использования и почему стоит ее внедрять каждому предприятию.
Интерес бизнеса к ERP- системам постоянно растет. Многие предприятия по мере своего развития достигают такой стадии, когда внедрение комплексной ERP- системы становится необходимым условием. Если представители малого бизнеса еще могут обойтись стандартным офисным пакетом приложений для работы с электронной документацией, то среди средних и крупных компаний тяжело найти ту, которая не использует ERP. Однако, чтобы правильно оценить все требования к ERP- системе, а также проанализировать возможные плюсы и минусы, связанные с внедрением и дальнейшим использованием подобной системы, нужно четко понимать сам термин.
Что такое ERP-система?
ERP (в английском языке термин звучит как Enterprise Resource Planning) переводится как планирование ресурсов предприятия. Термин большей частью рекламный. Чтобы понять его суть, нужно рассмотреть основы ERP- систем и назначение. Итак, ERP система это пакет прикладных программ для управления любым типом проекта, производственными операциями, поставками, финансовыми транзакциями, кадровым потенциалом и другими активами. ERP-система позволяет максимально эффективно собирать, хранить и обрабатывать большие объемы крайне важных (а также других) данных. Интеграция и/или синхронизация заданий, бизнес-процессов и баз данных всех отделов компании является характерной чертой erp систем.
Например, используя одну систему можно отслеживать весь путь заказа, начиная от первого контакта с клиентом, и заканчивая подписанием соглашения, выполнением работ и послепродажным обслуживанием. Более того, вы можете одновременно выполнять ряд задач: вести учет и планирование финансовых активов, отслеживать все финансовые транзакции и оценивать эффективность работы. ERP обеспечивает прозрачность всех процессов.
Структура и принцип работы ERP-систем
В современном мире есть ряд ERP- систем, которые отличаются преимущественно своими функциональными возможностями и интерфейсом. Но их архитектуры очень похожи. Как правило, стандартная ERP- система включает два блока:
1) Платформа
2) Модули
Платформа. Это основа (фундамент) ERP- системы. Она состоит из:
— ядра (программная среда, где выполняются операции);
— базовых функций (пользовательские, товарные, сервисные и клиентские справочники);
— системы управления данными (базы данных, инструменты для работы с данными и базами данных).
Модули. Это те компоненты, которые в случае возникновения необходимости можно подключить к платформе. Модули используют информацию из одной базы данных, но функционируют отдельно. Это означает, что можно внедрять только те модули, которые нужны. При этом процесс внедрения очень гладкий. Решения разворачивают и запускают последовательно. Это обеспечивает минимальное влияние на деятельность компании. Модули также можно изменять и удалять. Такая модульная архитектура является отличительной чертой ERP- систем.
Обычно ERP- системы включают в себя следующие модули:
- Управление Производством. Модуль позволяет управлять производственными процессами, мощностями, операциями, затратами, производственным потоком и пр.
- Управление Финансами. Модуль предназначен для управления расчетами с кредиторами и дебиторами, учета и планирования финансовых операций, ведения главной книги, бухучета и пр.
- Управление Проектами. Модуль позволяет управлять полным жизненным циклом проектов, включая калькуляцию затрат, мониторинг сроков, выставление счетов и пр.
- Управление Человеческими Ресурсами. Модуль используется для ведения учета персонала, расчета зарплаты, фиксирования основного и сверхурочного времени работы, управления мотивацией и тд.
- Управление Отношениями с Клиентами. Модуль используется для увеличения объема сбыта и качественной работы с клиентами.
Помимо основных, каждая ERP- система включает модули-коннекторы. Они обеспечивают связь с приложениями третьей стороны. Коннекторы выполняют обмен данными с приложениями, которых нет в пакете решения ERP. Интеграция телефонии, обмен данными со сторонними программными средствами и сайтами – не полный список функций коннекторов.
Для чего нужна ERP-система и кому?
Каждый руководитель предприятия понимает, что изменения на современном рынке неизбежны. Они влекут новые бизнес-риски, задачи и перспективы. Некоторые компании справятся, некоторые не выживут, но только успешные смогут превратить грядущие перемены в новые возможности. Любая производственная компания, независимо от сферы деятельности, организационной формы и охвата рынка должна оптимизировать свои расходы и ресурсы, чтобы развиваться в условиях жесткой конкуренции. Это и есть суть любого проекта внедрения ERP- системы – помочь компании избежать простоев, задержек и брака. Эти проблемы возникают в результате расхождения данных и несогласованности работы отделов. Трудности коммуникации в компании ведут к потере данных, необходимости сверок, дублированию информации. ERP позволяет компаниям быстро и качественно реагировать на любые изменения, обеспечивает новые возможности развития бизнеса и дает возможность принимать своевременные правильные решения.
Среди иных задач можно выделить следующие:
• Быстрый обмен документами между отделами компании;
• Быстрый доступ к данным пользователей с соответствующими правами;
• Выполнение планирования и перепланирования бизнес-процессов;
• Создание единой информационной среды для интеграции задач всех отделов;
• Управление финансовыми потоками;
• Контроль деятельность удаленных филиалов;
• Анализ результатов работы и пр.
ERP-система предназначена для автоматизации процессов управления предприятием. Ранее только крупные организации были клиентами ERP. Сегодня организации всех размеров и отраслей используют ERP. ERP – это выбор тех, кто хочет развиваться и оставаться конкурентоспособным.
Преимущества использования ERP-системы
ERP- представляет собой многофункциональное решение, обеспечивающее полный контроль над всеми бизнес-процессами компании. Ниже представлен ряд преимуществ, которые получает компания от внедрения системы.
1. Единая интегрированная программа для управления деятельностью предприятия.
ERP-системы автоматизируют операции во всех отделах компании. Все данные компилируются, хранятся и передаются через одну систему. Это гарантирует каждому сотруднику доступ к точным данным в реальном времени. Создание отчетов по любому вопросу, начиная с доходов и заканчивая тенденциями и показателями, выполняется намного быстрее и проще. Нет необходимости повторного ввода данных. Пользователям легче ориентироваться в сложных процессах.
2. Повышение производительности и снижение эксплуатационных и административных расходов. Более быстрые производственные циклы, устранение простоев и трудностей коммуникации между отделами, а также прозрачные трудовые процессы положительно сказываются на результатах деятельности компаний. Решение повседневных задач занимает теперь намного меньше времени, и компании могут сосредоточиться на реализации проектов, которые способствуют их росту и повышению конкурентоспособности.
3. Аналитика в режиме реального времени. Возможность анализа процессов в режиме реального времени позволяет выявлять потенциальные проблемы еще до их возникновения. Это также дает возможность формировать точные прогнозы и оценки. Способность предвидеть и устранять проблемы влияет на качество обслуживания клиентов.
4. Гибкость работы компании в современных рыночных условиях. ERP- системы поддерживают развитие бизнеса. Есть возможность добавления/удаления новых модулей без дополнительных кастомизаций, конфигураций и надстроек. То есть, подходящая ERP- система сможет адаптироваться к любым изменениям, а приложения для мобильных устройств и онлайн-возможности позволяют работать с системой в любом месте. Неограниченная масштабируемость поддерживает рост бизнеса.
5. Высокий уровень безопасности. База данных едина, поэтому манипуляции с информацией выполнять крайне проблематично. ERP- системы включают в себя брандмауэры и прочие ресурсы, которые обеспечивают безопасность данных. Есть возможность ограничения доступа к конкретной информации.
6. Поддержка менеджмента качества и законодательных норм. ERP- системы можно адаптировать к требованиям законодательства. Их системы по управлению качеством, возможности сертификации продуктов и соблюдения требований законодательства поддерживают производственные и технологические операции и обеспечивают контроллинг.
В заключении можно сделать вывод, что внедрение и ввод в эксплуатацию ERP- системы позволит превратить трудности в новые возможности, а возможности — в прибыль. Важно только не ошибиться с выбором системы и качественно подготовить пользователей.
